Kế toán bán hàng

Tầm quan trọng của kế toán bán hàng

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất ra hàng hóa, hay doanh nghiệp thương mại, dịch vụ đều phải quan tâm đến việc tiêu thụ và bán được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của bản thân doanh nghiệp mình, bởi vì đây chính là đầu ra của quá trình sản xuất, thương mại của doanh nghiệp, và ở khâu này doanh nghiệp ghi nhận kết quả hoạt động của doanh nghiệp dưới hình thức doanh thu bán hàng.

 

Doanh thu này phải bù đắp được chi phí để tạo ra lợi nhuận. Lợi nhuận là mục đích của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới. Quá trình hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế đặt ra cho doanh nghiệp nước ta nhiều cơ hội và thách thức. Trong những năm trở lại đây là giai đoạn đầy những khó khăn và thử thách với doanh nghiệp Việt Nam do khủng khoảng tài chính toàn cầu gây nên.

Bên cạnh đó là cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các doanh nghiệp để tồn tại trong điều kiện này cũng phải có sự điều hành quản lý hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả để đứng vững trên thị trường và ngày càng phát triển hơn. Muốn quản lý tốt và kinh doanh có hiệu quả doanh nghiệp phải biết sử dụng kế toán như là một công cụ quản lý quan trọng và không thể thiếu được. Đặc biệt là để quản lý tốt nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm hàng hóa thì công tác kế toán bán hàng phải phát huy hết vai trò chức năng của nó, cần phải biết tổ chức công tác này một cách hợp lý, khoa học và thường xuyên được hoàn thiện phù hợp với từng doanh nghiệp và phù hợp với tình hình thị trường.

Và để hoạch định chính sách nhằm ổn định doanh thu, hiệu quả kinh doanh nhà quản trị cần thông tin mang tính chất quản lý các khâu bán hàng ở bộ phận kế toán, chính vì vậy để kiểm soát, tổ chức chặt chẽ ở công táckế toán bán hàng được doanh nghiện cho là cần thiết ở hiện tại cũng như tương lai.

Công việc của một kế toán bán hàng

Để có thể làm một kế toán bán hàng, mỗi người phải tự chuẩn bị cho mình những kỹ năng cần thiết phù hợp với công việc này. Đặc biệt, một kế toán bán hàng phải áp dụng thành thạo máy tính vào những công việc cụ thể như tạo bảng hàng hóa, tạo vùng nhập dữ liệu, sử dụng các hàm tính toán...

 

Cụ thể các công việc của một kế toán bán hàng là như sau:

- Trước tiên cần phải biết cách khai báo mã cho các đối tượng: Khách hàng, mã hàng hóa,...

+ Tạo bảng: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ,..., số dw đầu kỳ (các thông tin cần thiết)
+ Mã hàng hóa: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị,..., số dư đầu kỳ (Các thông tin cần thiết khác)
+ ... Các mã khác cần khai báo.
Sau khi khai báo xong các vùng, tiến hành đặt tên (Vào Insert/Name/Define....)

- Tạo vùng nhập dữ liệu

Để sử dụng được các mã đã khai báo: sử dụng Data/Validation
(Có thể tạo các sheet khác nhau để nhập số liệu)

- Để tạo phiếu sử dụng hàm vlookup

- Các báo cáo
  - Đế có được số dư đầu kỳ, tổng phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ,... sử dụng hàm sumproduct (tính tổng nhiều điều kiện)
  - Sổ tổng hợp: sử dụng duy nhất hàm Sumproduct

Chức năng của kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng là một bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp kinh doanh. Bộ phận này có những chức năng riêng và mang tính đặc thù.

 

Dưới đây là những chức năng chính của kế toán bán hàng. 

- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.
- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
- Phân hệ kế toán bán hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.
- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
- Phân hệ kế toán công nợ phải thu liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp.

 

Chứng từ kế toán bán hàng

 

Các chứng từ mà kế toán bán hàng thường sử dụng là gì? Mỗi chứng từ thường được lập mấy liên và chuyển đến đâu?
Sau đây là những chứng từ kế toán bán hàng thường sử dụng:

Chứng từ kế toán bán hàng sử dụng sẽ là :
- Thẻ quầy hàng
- Bảng thanh toán hàng đại lý ( nếu là bên nhận làm đại lý)
- Phiếu thu tiền bán hàng
- Hóa đơn GTGT, hoặc hóa đơn bán hàng thông thường
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( nếu có chi nhánh của hàng phụ thuộc, và áp dụng loại hóa đơn này khi giao nhận)
- Phiếu xuất kho hàng đại lý - nếu có giao hàng đại lý
- Bảng kê bán hàng ( dùng để liệt kê hàng bán giá trị thấp, khách mua hàng không càn hóa đơn) , bảng kê này sẽ là cơ sổ để cuối ngày xuất hóa đơn