Chi phí quà biếu tết – hạch toán như thế nào?

     Trong quá trình thực hiện công tác kiểm toán BCTC tại các Doanh nghiệp, rất nhiều bạn kế toán tham vấn mình về cách hạch toán chi phí "Quà tặng" mà các Doanh nghiệp hay phát sinh vào thời điểm này trong năm. Mình thấy rằng, chi phí này gây bối rối rất nhiều cho người làm kế toán và các Giám đốc/chủ doanh nghiệp, nhiều ý kiến từ các nguồn khác mà mình được tiếp cận thông qua diễn đàn, facebook... đưa ra có thể đúng, có thể sai, nhưng hầu hết là các ý kiến quá đơn giản, hoặc thiếu cơ sở pháp lý, hoặc dẫn chứng mơ hồ, càng gây khó khăn cho các kế toán viên trong việc định hình chi phí và hạch toán vào sổ sách. 




     Thực ra, vấn đề này không mới, cách hiểu và cách hạch toán đã nằm trong quy định của pháp luật từ lâu. Tuy nhiên, vấn đề này được quy định khá tản mát, không tập trung, ảnh hưởng đến nhiều văn bản, do đó Doanh nghiệp rất khó hệ thống hóa để thấu hiểu và thực hiện đúng. Đặc biệt, có một quy định tại Thông tư 130/208/TT-BTC về vấn đề khống chế chi phí được trừ trong việc xác định thuế TNDN hơi mơ hồ về chuyện quà tặng và tiếp khách, hội nghị, dẫn đến việc hiểu sai bản chất của quà tặng quy định trong các luật thuế, gây hoang mang lúng túng cho kế toán doanh nghiệp.

     Để có một cách hiểu và cách hạch toán nhất quán, mình xin mô tả một cách tổng quát như sau:

1/ Các bạn cần phải nhìn nhận là công tác kế toán tài chính của Doanh nghiệp chỉ có thể tuân theo Các chuẩn mực kế toán, Chế độ kế toán (Quyết định 15/48) và Các văn bản pháp quy của nhà nước về áp dụng chính sách thuế và các quy định khác có liên quan như lao động, bảo hiểm, quy định cho các ngành nghề đặc biệt (nếu có).

     Theo chuẩn mực và chế độ kế toán, bất kỳ một chi phí nào phát sinh, phù hợp với các nguyên tắc kế toán thì đều phải được ghi nhận vào sổ kế toán. 
Tuy nhiên, tùy từng trường hợp, Nhà nước sẽ cho phép chi phí đó có được đưa vào chi phí để khấu trừ thuế GTGT và tính thuế TNDN hay không. Thông qua các luật thuế và các văn bản dưới luật như Nghị định, thông tư, Nhà nước sẽ cho phép chi phí đó được trừ/hay chấp nhận một phần/ hay không chấp nhận khi tính thuế TNDN. 

     Khúc mắc nằm ở đây: Các bạn kế toán hay nhầm tưởng rằng, khi Cơ quan thuế không chấp nhận một chi phí nào đó đồng nghĩa là chi phí đó không hợp lý hợp lệ, và không biết phải xử lý chứng từ như thế nào, có nên hạch toán hay không, trả lời như thế nào với Giám đốc khi loại bỏ không kê khai thuế. Do vậy, các bạn cần phân biệt Chi phí kế toán và Chi phí thuế. Trong đó Chi phí kế toán là Tổng chi phí hợp lý trong kỳ, còn Chi phí thuế là tổng chi phí hợp lý, hợp lệ phù hợp với luật thuế trong kỳ. 

     Khi bạn hạch toán một chứng từ nào đó, nếu nó đáp ứng đủ tiêu chí về chứng từ kế toán theo chuẩn mực, nhưng không đáp ứng được theo các luật thuế thì bạn vẫn hạch toán chi phí đó vào sổ sách và lên BCTC bình thường (lưu ý: Với những chứng từ này các bạn không được kê khai khấu trừ thuế GTGT mà cộng thẳng vào chi phí). Đến cuối năm, khi làm Tờ khai tự quyết toán thuế TNDN, các bạn trừ giá trị không phù hợp ra khỏi Chi phí tính thuế TNDN trên tờ khai là ổn thỏa.

2/ Trở lại vấn đề hóa đơn "Quà tặng":

- Khi việc tặng quà là chính sách nội bộ của công ty, được người có thẩm quyền phê duyệt, có đầy đủ hóa đơn chứng từ thì đây là Chi phí hợp lý, kế toán có thể hạch toán vào sổ kế toán. 

- Tuy nhiên, đối với Nhà nước, luật thuế TNDN hướng dẫn hơi "kỳ cục", và dễ gây hiểu lầm. Mình thấy nhiều người (Kể cả Cục thuế TPHCM) hay viện dẫn vào điểm 2.19 mục IV, phần C Thông tư số 130/2008/TT-BTC ngày 26/12/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp để giải đáp khúc mắc về Chi phí quà biếu, tặng.
Điều khoản này quy định các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:
"2.19. Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới; chi tiếp tân, khánh tiết, hội nghị; chi hỗ trợ tiếp thị, chi hỗ trợ chi phí, chiết khấu thanh toán; chi báo biếu, báo tặng của cơ quan báo chí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 10% tổng số chi được trừ; đối với doanh nghiệp thành lập mới là phần chi vượt quá 15% trong ba năm đầu, kể từ khi được thành lập. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi khống chế quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra..." 

     Về áp dụng pháp luật: Doanh nghiệp được phép làm những gì mà pháp luật không cấm/ hay hạn chế làm. Trong khi đó điểm 2.19 mục IV, phần C Thông tư số 130/2008/TT-BTC này là một điều khoản mang ý nghĩa hạn chế, trong đó (và trong các điều khoản mang tính chất cấm khác của luật) không có từ ngữ nào thể hiện ý chí :"Không được tặng quà biếu/ hay hạn chế tặng quà" cả. Và Quà biếu, quà tặng cũng chẳng mang tính chất giống các chi phí quy định trong điều luật trên. Do vậy, Doanh nghiệp không thể áp dụng điều khoản này khi xử lý các hóa đơn có nội dung ghi "Quà tặng, phần quà" ..v.v. 

Vậy quy định về "Quà tặng" được quy định ở đâu trong các Thông tư hướng dẫn Luật thuế TNDN và GTGT?

Thực ra chi phí này được quy định trong cấc điều luật luật sau:

- Điểm 3.2 Khoản 3 Mục III Phần C Thông tư 130/2008 "Ghi nhận doanh thu", điều khoản này quy định như sau: Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi; biếu, tặng, cho; tiêu dùng nội bộ được xác định theo giá bán của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm trao đổi; biếu, tặng, cho; tiêu dùng nội bộ.

- Tại điểm 1.3 Mục 1 Phần B Thông tư 129/2008/TT-BTC hướng dẫn thuế GTGT quy định :" Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng cho, trả thay lương cho người lao động, là giá tính thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này"
- Điểm 2.4 Mục 4 Phần B Thông tư 129/2008/TT-BTC :" Đối với hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng". 

- Khoản 5, điều 14 Mục I Chương III Thông tư 06/2012/TT-BTC quy định:" Thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng hoá (kể cả hàng hoá mua ngoài hoặc hàng hoá do doanh nghiệp tự sản xuất) mà doanh nghiệp sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo dưới các hình thức, phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT thì được khấu trừ".

Giữa một rừng quy định này, chúng ta thấy quan điểm của Nhà nước về vấn đề "quà biếu tặng" như thế nào?

1/ Nhà nước thừa nhận việc Doanh nghiệp mua quà tặng cho khách hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (dĩ nhiên, miễn không mang tính chất đưa hối lộ) là một hoạt động có thật, mang lại lợi ích kinh tế tiềm tàng cho Doanh nghiệp. Tuy nhiên, Doanh nghiệp phải sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi/ hoặc nguồn vốn quỹ có tính chất tương tự để tài trợ cho hoạt động này. Việc hạch toán được quy định trong Chế độ kế toán (QD 15) như sau:
“Trường hợp sử dụng sản phẩm, hàng hoá để biếu, tặng: Nếu biếu, tặng sản phẩm, hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTCT, thuế GTGT đầu ra phải nộp không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
Có TK 512 - Doanh thu bán hàng nội bộ (Giá bán chưa Có thuế GTGT)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đối với hàng hoá, dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, khi xuất để biếu, tặng cho các tổ chức, cá nhân bên ngoài được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 431 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (Tổng giá thanh toán)
Có TK 512 - Doanh thu nội bộ (Tổng giá thanh toán).
Các nghiệp vụ trên được ghi nhận đồng thời với việc xuất kho và ghi nhận giá vốn”

     Theo Chế độ kế toán DN (Quyết định 15), thuế GTGT của hàng hóa dùng biếu tặng khách hàng KHÔNG được khấu trừ thuế. Như vậy Doanh nghiệp chịu thiệt thòi khi phải gánh chịu toàn bộ chi phí thuế GTGT đầu vào và phải nộp thuế GTGT đầu ra cho giá trị hàng hóa biếu tặng. 

     Dường như nhận được nhiều phản ánh của Doanh nghiệp, năm 2012 Bộ Tài Chính ban hành Thông tư 06/2012/TT-BTC cho phép được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của quà biếu tặng. Như vậy đến nay, Doanh nghiệp chỉ phải tự chi trả cho phần Giá trị quà biếu tặng trước thuế GTGT mà thôi.

2/ Câu hỏi đặt ra là: Kế toán có phải hạch toán Chi phí quà biếu tặng hay không khi phải hạch toán rất nhiều nghiệp vụ, xuất hóa đơn, kê khai thuế ... trong khi đó, về bản chất chi phí này không được trừ khi Quyết toán thuế TNDN (Phải hạch toán đối ứng ghi nhận doanh thu của TK 512 với TK loại 4 “Lợi nhuận sau thuế”, khác biệt hẳn so với các loại hàng hóa dùng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo được hạch toán vào TK 621)?

     Như phần trên đã phân tích, về nguyên tắc, kế toán phải tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán khi thực hiện công tác kế toán. Chúng ta cần tuân thủ nguyên tắc và hạch toán chi phí để :

- Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp phản ánh trung thực, khách quan các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Vấn đề chi phí thuế chỉ là một phần trong hệ thống báo cáo. Một báo cáo tài chính phản ánh đầy đủ, trung thực, rõ ràng sẽ đáp ứng được công tác quản trị doanh ngiệp của các cấp lãnh đạo. Nếu kế toán không hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, BCTC tài chính sẽ bị sai lệch và bị bóp méo nghiêm trọng (Do ảnh hưởng đến nhiều tài khoản), dẫn đến việc mất niềm tin trong nội bộ Doanh nghiệp và các nhà đầu tư.
- Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể khoản thuế GTGT đầu vào khi kê khai do được khấu trừ
...

     Từ các lý do nêu trên, Kế toán cần phải hạch toán chi phí vào theo trình tự : Ghi nhận hóa đơn và thuế GTGT đầu vào, ghi nhận doanh thu - giá vốn, thuế GTGT đầu ra hàng biếu tặng theo đúng chế độ kế toán. 

Lưu ý: 
1/ Kế toán phải xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Nếu không thực hiện việc xuất hóa đơn, chi phí quà biếu tặng không có cơ sở pháp lý để được chấp thuận do làm sai Chế độ kế toán và luật thuế.

2/ Các hàng hóa đầu vào, đầu ra trên hóa đơn thể hiện rõ ràng, đầy đủ, giá mua hợp lý, phù hợp mặt bằng giá chung của hàng hóa đó trên thị trường. Giá trị món quà mang tính chất hợp lý, phù hợp tương đối với doanh thu nhận được, giá trị đó có tính thông lệ xã hội (ví dụ phần quà tết là chai rượu hộp bánh có giá 2-3 triệu trở lại), tránh giá trị quá lớn mang tính chất hối lộ/cạnh tranh không lành mạnh ...

     Câu trả lời nêu trên, chúng tôi thường tham vấn cho các khách hàng có yêu cầu về quản trị tài chính, bộ máy kế toán hoạt động đồng bộ, hiệu quả. Thông tin do kế toán cung cấp cần có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực đời sống kinh tế của Doanh nghiệp.

     Tuy nhiên, đối với các bạn đang làm dịch vụ kế toán thuế cho các DN, BCTC làm ra chỉ để phục vụ công tác kê khai và quyết toán thuế, các doanh nghiệp thuộc dạng nhỏ và siêu nhỏ, Giám đốc/chủ DN kiểm soát toàn bộ hoạt động SXKD, thì theo mình, các bạn không cần hạch toán chi phí này, vừa mất công sức mà lại không mang lại nhiều lợi ích cho các bên. Các bạn có thể viện dẫn các điều luật mình trích dẫn ở trên để trình bày cho Giám đốc hiểu rõ các quy định của của pháp luật hiện hành về vấn đề Quà biếu này. 

     Một vấn đề nhỏ nữa là: Tham vấn này chỉ áp dụng cho các hóa đơn ghi các nội dung như:” Phần quà, quà tặng, hộp quà, quà Tết...”, các nội dung khác như:” Ăn uống, tiếp khách ...” thì áp dụng theo điểm 2.19 mục IV, phần C Thông tư số 130/2008/TT-BTC nêu trên. 

     Cũng khá nhiều bạn thắc mắc :”Thế hóa đơn mua rượu/bia thì áp dụng thế nào?” Câu trả lời là: Nếu bộ chứng từ được mô tả làm sao để được hiểu rằng : Số rượu/bia đó được dùng để uống trong các bữa tiệc thì được chấp nhận đưa vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Còn không thì bị coi là Quà biếu tặng.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được cho các bạn kế toán ít nhiều trong công tác hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp.
Tuy nhiên có một số vấn đề sau cần trao đổi thêm:

1. Về khoản quà biếu, tặng: Thông tư 123/2012 là văn bản có hiệu lực cho việc quyết toán thuế năm 2013 không có đoạn nào nói về chi phí quà tặng không được tính vào chi phí tính thuế.
Tại tiết a, Khoản 1, Điều 6 quy định: "Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, trừ các khoản chi tại Khoản 2" được trừ vào chi phí tính thuế. Ngoài ra nếu xét theo quan điểm "công bằng" thì ở Khoản 15 Điều 7 quy định quà tặng là thu nhập tính thuế thì tặng quà phải là chi phí tính thuế.

     Khoản 2 không có liệt kê chi quà tặng không được tính vào chi phí tính thuế mà chỉ có Tiết 2.26 "Các khoản chi được bù đắp bằng kinh phí khác"
Về mặt lô gic thì chi quà tặng liên quan đến hoạt động SXKD vì chẳng ai kinh doanh mà cho không ai cái gì cả. Mặt khác tại Tiết 2.19 có quy định chi hỗ trợ tiếp thị được tính vào các khoản chi khống chế 10%. Do vậy theo quan điểm của mình thì chi quà tặng có thể xem là chi hỗ trợ tiếp thị và nằm trong các khoản chi khống chế ở mức 10%.

2. Cách hạch toán tài khoản của Vi Va chưa đúng theo các chế độ kế toán hiện hành. Giả sử đồng ý với Vi Va là các khoản này được tính vào Quỹ khen thưởng, phúc lợi thì tài khoản đúng phải là TK 353 chứ không phải 431.

     Tại Thông tư 244 và 138 sửa đổi QĐ 15, 48 đều hướng dẫn các khoản tiêu dùng nội bộ (không phải là để tiếp tục SXKD) đều hạch toán doanh thu và chi phí. Các khoản chi quà tặng này có thể xem là chi tiêu dùng nội bộ, cũng như các khoản khuyến mại, quảng cáo thôi.

     Mặt khác theo VAS 01 thì các khoản chi quà tặng thỏa mãn định nghĩa chi phí. Do đó hạch toán vào Chi phí là đúng hơn cả, kể cả nếu lập luận rằng đó không phải là chi phí tính thuế.

     Cách hạch toán các khoản chi phí không được tính vào chi phí tính thuế vào các tài khoản vốn chủ sở hữu có thể chấp nhận được với các bạn làm sổ kế toán thuế của các DN nhỏ, vì nó tiện cho việc tính và quyết toán thuế.

Chúc các bạn thành công trong công việc và hạnh phúc trong cuộc sống.